税務署の組織

税務署に確定申告書や申請書を郵送する時は絶対に期限厳守すること

郵便ポストに投函する

 

国税庁や国税局又は税務署がe-Taxを推進したり、スマホでのスマート申告を前面に押し出してアピールしています。

でも書面で申告や申請しなければならない物はまだまだ沢山あります、完全に電子化するのは遠い未来の話です。

 

1度郵送での提出をしてみればなんてことないかもしれませんが、初めてだと不安になりますよね。

  •  万が一送付先を間違えてたら
  •  キチンと郵便が送られていなかったら
  •  期限までに間に合わなかったら

そんな不安が頭をよぎります。

 

税務上の申告書や申請書・届出書は『信書』に当たります。

なので、税務署に送付する場合には「郵便物」(第一種郵便物)又は「信書便物」として送付する必要があります。

総務省HPから引用しますと、

信書のガイドライン

基本的な考え方

(平成26年4月1日更新)

「信書」とは、
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されています。
「特定の受取人」とは、
差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者です。
「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、
差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えることです。
「文書」とは、
文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことです(電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません。)。
※ 総務省HP信書のガイドライン参照

 

難しく書いてありますが、平たい話、郵便局で封筒やレターパックで送ってくださいって感覚でOKです。

(ゆうパックはダメ)

 

では実際に税務署に書類を送付する場合にどのような点に注意すればいいかまとめましたので、続きをご覧ください。

 

1:税務署への送付は郵便局から送るのが安全

建物

宅急便で無理やり税務署に送付することも不可能ではありませんが、原則は郵便で送付してください。

また、税務署が届いたと判断するタイミングは郵便局の通信日付印(消印)のタイミングです。

国税通則法
(郵送等に係る納税申告書等の提出時期)
第二十二条 納税申告書(当該申告書に添付すべき書類その他当該申告書の提出に関連して提出するものとされている書類を含む。)その他国税庁長官が定める書類が郵便又は信書便により提出された場合には、その郵便物又は信書便物の通信日付印により表示された日(その表示がないとき、又はその表示が明瞭でないときは、その郵便物又は信書便物について通常要する送付日数を基準とした場合にその日に相当するものと認められる日)にその提出がされたものとみなす。

例えば、所得税の申告期限は基本的に3月15日なので、3月15日までに税務署に申告書を提出しないと期限内申告となりません。

ですが、郵便の場合には3月15日の通信費付印があれば税務署に郵便が届くのが3月17日であっても3月15日提出扱いとなるため期限内申告となります。

郵便

⇑28.08.18と印字されているのが通信日付印です。

印字は右から読むので、2018年8月28日の通信日付印となります。

 

税務署に送付する場合にはそこまで気にする必要はないのですが、申告期限などが近づいている場合には通信日付印(消印)が押されるタイミングに気を付けなければいけません。

一般的なポストに投函する場合、その日に回収されたものはその日の消印が押されますが、郵便ポストの最終回収以後に投函したものは翌日扱いになります。

つまり、午後5時が最終回収時間で午後9時に投函していまうと翌日扱いとなり、1日ずれてしまうので注意が必要です。

 

ですので、期限当日に投函する場合には郵便局の窓口に行くのが確実です。

郵便局は基本的に午後5時で閉まる支店が多いですが、郵便局の中にはゆうゆう窓口という窓口が存在し、その郵便局は比較的遅くまで営業をしていますので知識としてあると便利です。

 

2:提出物の控えに収受印が不要なら提出用だけ送付すること

郵便封筒

税務署に郵便物を送付する際、申告書や申請書であれば自分の手持控えの申告書・申請書をを送付するかどうか悩みます。

ですが、結論としては手持控えを同封して送付してもしなくても、どちらでも問題ありません。

違いは税務署の収受印(どこの税務署がいつ収受したかを証明するもの)が控用に押されるかの差です。

控用の収受印は、提出用と同時のタイミング以外では一切押印しません。

したがって、後から「やっぱり控用にも収受印が欲しい」と思っても絶対に税務署応じませんので注意してください。

なお、郵送で控用を送付する場合には返信用封筒を同封してください。

税務署は返信用封筒を同封していないと返送しませんので。

 

具体的に控用に収受印が必要な場合には3点あります。

  • 提出の確認
  • 証明書として利用
  • 調査等があった場合における証明

 

提出の確認

税務署に郵便物を送付する場合には普通郵便で問題ありません。

ただ、万が一書類が紛れてしまい税務署に届いていない扱いになった場合には大変な事になります。

それを防ぐために郵便局では簡易書留などの方法で配達記録を残すことができますが、追加料金を支払う必要があります。

そんな場合に合理的な方法とし控用に収受印を押してもらえれば収受されたことが間接的に分かりますので、一種の安心材料として役立ちます。

 

証明書として利用

銀行からの借り入れ等には収入を証明するものが必要になります。

税務署には納税証明書という証明するものがありますが、その場合には所轄の税務署窓口に行かなければいけません。

ですが、もし申告書の控えでも代用できるのであれば税務署に行く時間も費用も節約できます。

でも、申告書の控えに収受印が無ければ、先方も実際に税務署に提出した申告書だとは判断しませんよね。

そんな時の為に収受印が必要な場合も出てきます。

 

調査等があった場合における証明

税務署に提出されたものは当然保管されますが、保管にも期限があります。

例えば所得税の場合には5年間や相続税の申告書は10年など書類によって年数は異なります。

たこさん
たこさん
税務署に提出してあるから別によくないか?

と思うかもしれませんが調査に限ってはそうでもありません。

 

調査の性質上、10年前について調べることがあります。

その際に当時どうだっかかを証明する必要があるのですが、手控えだけでは証拠として弱い場合も。

そんな時に効力を発揮するのが収受印です。

収受印があればまず税務署に提出した書類で間違いありませんのでこれ以上ない証明する書類となります。

一般のサラリーマンではあまり関係ないかもしれませんが、不動産貸付業やフリーさん巣の場合には10年前について聞かれる場合もありますので注意が必要です。

 

3:郵便が間に合わな買った場合には税務署の時間外収受箱に入れること

申告期限当日にどうしても税務署に来署できず、郵便局も閉まってしまった。

そんな時の最終手段として夜間ポスト(時間外収受箱)に投函する方法があります。

税務署の玄関(門の横あたり)に夜間ポストが必ず設置してあります。

 

Q15 税務署の窓口が開いている時間を教えてください。

A 税務署の開庁時間は、月曜日から金曜日(祝日等を除きます。)の午前8時30分から午後5時までです。
なお、一部の税務署では、平成29年分の確定申告期間中、2月18日と2月25日に限り、日曜日も確定申告の相談及び申告書の受付を行います。
税務署の閉庁日(土・日曜・祝日等)は、通常、税務署では相談及び申告書の受付は行っておりませんが、申告書は、税務署の時間外収受箱へ投函することにより提出できます。
さらに次の方法によることもできます。

  1. (1) e-Tax(電子申告)による申告(事前に利用開始のための手続等が必要です。)
  2. (2) 郵便又は信書便による送付(通信日付印により表示された日が提出日になります。)

 時間外収受箱への投函又は郵便・信書便により申告書を提出する場合で、収受日付印のある確定申告書の控えが必要なときは、複写により作成した(複写式でないものについては、ボールペンで記載した)申告書の控えのほか返信用封筒(宛名をご記入の上、所要額の切手を貼付してください。)を同封していただければ、税務署から収受日付印を押印した申告書の控えを返送いたします。

  • ※ 申告書の控えへの収受日付印の押印は、収受の事実を確認するものであり、内容を証明するものではありません。

国税庁HP【税務署の開庁時間】参照

 

申告期限が3月15日の場合には、3月15日23時59分59秒がリミットです。

なので、税務署が閉まった後でも23時59分までに投函すれば問題ありません。

 

あと、元税務署職員として推奨はできませんが、時間外収受箱は毎朝総務課の職員が回収します。

なので、翌日の総務課の職員が回収するまでは前日に提出した書類との扱いとなりますので、グレーゾーンを狙うなら翌日7時前までは何とかなります。

 

時間外収受箱の注意点としては、その日に提出したことを証明できません。

窓口であれば控えに収受印を押印してもらえれば反論できますし、郵便であれば簡易書留で受け取ったと証明できます。

ですが、時間外収受箱の場合には投函したと証明できません。

それゆえ、万が一時間外収受箱が何かしらの原因で投函できていなかった場合には反論できませんので注意してください。

(そんなことはほぼありませんが)

 

4:提出先の税務署を間違えないように注意すること

元税務署職員の経験として、よく見かけた誤りとしては送付先の間違いです。

税務署に送付するのもそうですが、自分の提出する税務署を間違えている人も多くいました。

 

例えば、東京都世田谷区では住所によって管轄税務署が異なります。

当然郵便の送り先も別になります。

税務署間の送付間違いはそこまで大きな問題にはなりませんが、窓口に来署した場合には収受印を押すことはできませんので二の足を踏むことになるので注意してください。

 

いずれにしても早めの行動が一番の保険となりますので、面倒だとは思いますが2月中に行動しましょう!

 

ご参考になれば幸いです!